Avec Qualiopi, le fameux Guide lecture du Référentiel National Qualité, outil « préféré » des formateurs en 2021, a été source de structuration pour bon nombre d’entre vous. Cependant, cette mise en place a entraîné la création de beaucoup d’outils pouvant aujourd’hui vous paraître difficiles à suivre, et à mettre à jour.
L’échéance proche des audits de surveillance vous demandera de reprendre vos documents, procédures et tableaux présentés lors de l’audit initial, afin de prouver à l’auditeur qu’ils ont été complétés, suivis ou modifiés.
La clé ? Structurer et simplifier !
Qu’est-ce que l’approche processus ?
L’approche processus est un des fondements des démarches Qualité et prend en compte l’ensemble des processus et s’assure de leur cohérence. Il s’agit par exemple de maîtriser les interactions entre les activités et les parties prenantes (salariés, sous-traitants, clients, partenaires…)
Ce sont ces principes qui régissent l’ensemble des normes qualité, et se traduisent dans des référentiels : normes qualité, normes ISO, et même le référentiel Qualiopi !
Qualité et Qualiopi : comment les rapprocher ?
L’approche processus vous permet de suivre le déroulé naturel d’une formation, c’est-à-dire votre quotidien de formateurs. Si vos process sont en place, le respect des indicateurs Qualiopi viendra s’intégrer naturellement !
Avant de préparer votre audit Qualiopi à l’aide du guide de lecture, il faut donc déterminer vos processus et outils de travail.
Quelles sont les questions à vous poser pour mettre en place une approche processus ?
Un crédo : la vue d’ensemble !
Construire la vision globale et systémique de votre organisation vous permettra de formaliser chaque process, et de le partager avec les différents acteurs, internes ou externes.
Vous saurez également s’il doit contenir des procédures, des outils, des formulaires…et même savoir si ceux-ci sont, finalement, absolument nécessaires à son bon déroulement ?
L’une des méthodes la plus répandue pour formaliser une activité ou un processus est celle du QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi).
Ces méthodes vous permettront à la fois de ne rien oublier et surtout d’éviter les doublons.
Comment appliquer l’approche processus au sein de votre organisme de formation ?
On peut considérer que toute organisation a des processus « opérationnels » et des processus « supports ». Simplifions !
Chaque organisme de formation a bien évidemment ses spécificités, mais vous avez tous un point commun : vous concevez une formation et vous la diffusez.
Si votre offre est en phase avec le besoin de la personne qui vous contacte, vous contractualisez. Dès lors, vous préparez l’accueil de l’apprenant en l’invitant.
L’animation débute : grâce à vos compétences et à vos outils pédagogiques, vous formez, et mettez tout en œuvre pour que les objectifs pédagogiques que vous avez fixés soient atteints, avec des stagiaires présents et investis !
Enfin, à l’issue de la formation, vous cherchez à savoir quel est le niveau de satisfaction de toutes les parties prenantes, dans un seul but : vous améliorer et toujours fournir un service de qualité.
En parallèle, vous gérez en interne des ressources (humaines et matérielles), et vous vous améliorez en récoltant les avis de chacun, en innovant grâce à votre veille, ou en structurant tout simplement votre organisation grâce à une idée de génie !
Dès lors que vos processus sont en place, il convient de vous poser les fameuses questions : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi.
Une fois les bonnes questions posées, la vision processus aura pour but de vous aider à la fois à prendre de la hauteur, mais aussi de faire un point plus général sur l’ensemble de vos outils.
C’est ainsi que vous découvrirez probablement que certaines de vos activités ne sont pas sous contrôle, ou qu’à l’inverse, une même donnée est saisie plusieurs fois dans plusieurs documents !
Pas si simple de prendre du recul, surtout avec une charge de travail conséquente au quotidien. Cependant, beaucoup de processus et d’outils sont adaptables et rapidement applicables à votre organisation.
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