Je dois faire mes factures, je dois faire ma compta…
« L’admin » est souvent considérée comme une tâche chronophage reléguée au second plan, de préférence un jour de pluie.
La raison ? Il n’est pas toujours évident de voir l’utilité immédiate de toutes ces missions, alors qu’elles sont essentielles !
Changez de posture, ces sujets doivent vous servir et non l’inverse, voici 5 points clefs pour vous aider à devenir maître de votre destin administratif !
Suivez vos clients (et vos encaissements) !
Vos clients sont votre principale source de revenus. Aucun doute sur le fait que vous les chouchoutez, mais n’oubliez pas de monétiser !
Le délai qui s’écoule entre le moment où vous rencontrez votre prospect et le moment où vous encaissez votre chiffre d’affaires doit être le plus court possible.
De nombreux CRM vous permettent de suivre vos relations clients, mais un simple tableau Excel peut suffire. Celui-ci vous permettra de calculer vos délais pour vous améliorer :
- Gestion des prospects : un prospect vous contacte, combien de temps mettez-vous pour lui envoyer le devis ? Vos relances sont-elles automatisées ?
- Prestation : combien de temps dure votre prestation ? Faut-il prévoir un acompte de paiement ?
- Facturation : prestation terminée, prestation facturée ! Il sera difficile de relancer un client concernant un paiement si vous lui avez fait parvenir votre facture 3 à 6 mois après la fin de votre prestation. Quand part votre facture ?
- Les délais de paiement : qu’avez-vous prévu ? paiement comptant, à 8 jours, à 30 jours ?
- Relances client : la rigueur ! Vous n’avez pas été réglé en temps voulu ? Sûrement un oubli. Un simple mail de relance vous permettra probablement d’être payé.
A partir du moment où l’argent que vous doit votre client n’est pas sur votre compte bancaire, considérez que c’est un prêt que vous lui faites, et sans intérêt. Vous utilisez votre propre trésorerie pour l’aider à conserver la sienne…
Automatisez votre suivi comptable
Votre expert-comptable est désormais votre meilleur ami, vous devez suivre votre activité et votre trésorerie en complément et en accord avec ses travaux.
Vous ne parlez pas toujours la même langue, mais suivez le même objectif : une société saine !
Trouvez le moyen d’automatiser vos échanges pour vous concentrer sur les sujets stratégiques et diminuer le temps passé sur les sujets chronophages tels que tickets de restos perdus, et notes de frais incomplètes…
De plus en plus de logiciels sont proposés par les cabinets pour automatiser l’envoi des pièces (factures achats et factures ventes). De même, des applications existent pour vous simplifier la vie avec vos notes de frais. Parfois, un simple espace de stockage partagé suffit !
Demandez-lui un point mensuel ou trimestriel concernant les éléments manquants, ceci vous évitera d’avoir trop de sujets en période de clôture.
Dès lors, vous libérerez votre charge et pourrez échanger sur les sujets les plus importants, votre expert-comptable fait parler les chiffres et pourra vous aiguiller :
- La stratégie (augmenter le CA, diminuer les charges…)
- Les financements (emprunter ou non)
- La trésorerie (diminuer les impayés clients, diminuer vos dettes fournisseurs…)
Calculez vos marges et votre rentabilité
En automatisant vos process, des indicateurs simples vont se dessiner :
- Montant prévisionnel de chiffre d’affaires (prospects compris)
- Montant à encaisser (quand arrivera ce chiffre d’affaires sur votre compte bancaire ?)
- Montant des charges (avez-vous besoin de sous-traiter ? d’embaucher ?)
- Montant des salaires
Constituez votre propre tableau de bord, basé sur vos propres indicateurs : vos chiffres vous permettront d’affiner votre stratégie
Suivez votre trésorerie
La trésorerie est le nerf de la guerre.
Il existe un délai entre le moment où vous envoyez votre facture à votre client, et celui où vous encaissez l’argent. A l’inverse, l’URSSAF vous demande de régler vos charges à date fixe, alors que certains de vos fournisseurs vous permettront de régler une facture plus d’un mois après vous l’avoir envoyée.
Découvrez notre article sur la gestion de trésorerie pour mettre en place des outils simples de suivi : https://mcmgestionconseil.fr/independants-suivez-votre-tresorerie-pour-eviter-mauvaises-surprises
Étudiez vos possibilités de financements
Les emprunts vous permettent évidemment de financer vos investissements les plus lourds, mais peuvent également vous aider à conserver votre trésorerie.
De nombreux outils existent pour vous permettre d’avoir de l’argent pas cher (prêts à taux zéro, soutien des banques, PGE…)
La structuration et l’automatisation de ces questions administratives vous donneront une vision.
Tous ces process, une montagne à gravir ? Pas du tout, libérez votre charge entrepreneuriale et contactez-nous !