Qualiopi : le sujet 2021 pour les formateurs !

Alors que Datadock, le graal pour voir ses formations prises en charge par les financeurs publics, était basé sur un système déclaratif, Qualiopi est quant à lui une certification, et chaque organisme de formation soumis à un audit.

Concrètement, comment ça se passe ?

Catherine Ducastel, consultante co-fondatrice d’AD Formpro et auditrice Qualiopi, répond à toutes nos questions !

Quelle est la durée de l’audit ?

La durée dépend du périmètre de la certification (formation et/ou CFA et/ou prestataire VAE et/ou bilan de compétences), du Chiffre d’Affaires de l’organisme, du nombre de sites, Il convient également de savoir si l’organisme dispose déjà d’une certification et bénéficie d’un audit aménagé.

En général, la durée d’un audit est d’1 jour pour un organisme de formation ayant un seul site et un CA inférieur à 150k€.

Combien coûte l’audit ? 

Le prix est librement fixé par les organismes certificateurs. Actuellement, on constate un prix jour de 900 à 1200 € HT

Comment se déroule un audit ?

L’auditeur sélectionne 2 ou 3 formations réalisées sur les 3 à 6 derniers mois.

Il va ensuite vérifier leur « conformité » sur la base d’entretiens, documents, mails échangés avec les clients, site internet… et toute observation utile à la recherche de preuves

Il va également évaluer le fonctionnement général de l’organisme et les moyens dont il dispose (formateurs, moyens humains, logistiques, locaux le cas échéant, pédagogiques…)

Il récolte des PREUVES.

Comment l’auditeur évalue-t-il la conformité ?

L’auditeur se base sur le RNQ, composé de 32 indicateurs.

Il récolte des PREUVES de respect des exigences du référentiel qualité.

Actions de formation = 23 indicateurs

Si les formations préparent à des certifications professionnelles enregistrées au RNCP ou au Répertoire Spécifique : + 3 indicateurs (3/7/16) si la formation prévoit des séquences de stage en alternance en entreprise : + 2 (13/28)

 Des aménagements sont prévus pour :

– les OF détenant une certification/label liste CNEFOP

– les nouveaux entrants

Qu’est-ce qu’une preuve ?

Elle peut prendre différentes formes : documents (directives, comptes rendus, supports de communication, contrats, conventions, chartes, programmes, check list, notes, grilles d’évaluations…), enregistrements (mails), locaux, matériel informatique, pédagogique

Elle peut être physique (papier, visite locaux, photos) ou dématérialisée (site web, serveur documentaire, progiciel, plateforme LMS, vidéos…)

Qu’entraîne une non-conformité ?

C’est l’écart identifié par le formateur avec les attendus du référentiel Qualiopi

Une non-conformité mineure : ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée

Ce peut être la prise en compte partielle d’un indicateur, par exemple : l’absence d’une information – par exemple pour l’accessibilité des personnes handicapées – dans le programme de formation pour l’indicateur 1

Une non-conformité majeure : remet en cause la qualité de la prestation délivrée

Ce peut être la non prise en compte d’un indicateur, par exemple : l’absence d’indicateur de résultat pour l’indicateur 2

Il y a 17 indicateurs dits critiques dans le référentiel pour lesquels une information même partielle conduit à une non-conformité majeure

Est-ce qu’il doit y avoir forcément une formation en cours pendant l’audit ?

Non, ce n’est pas nécessaire, le formateur n’assiste pas à une formation, ni n’interroge les stagiaires ou les formateurs (sauf besoin identifié par le responsable de l’audit dans l’entreprise)

Comment peux-tu aider les formateurs ? les sous-traitants ?

Nous proposons une formation dédiée à Qualiopi, version 4 experts !

Nous y avons mis toutes nos expertises, nos expériences et nos échanges passionnés pour proposer un accompagnement professionnel et individualisé avec :

-une séance en petit groupe pour décoder les attendus du référentiel,

– des travaux pour mettre en œuvre les indicateurs dans votre OF,

– un tutorat individuel et personnalisé, afin de mettre en place les bonnes pratiques et les bons outils, pas à pas et à votre rythme.

Le tout sur une durée d’un à trois mois pour nous adapter aux agendas des OF souvent débordés

Renseignements et pré-inscriptions : programme de formation

Prise en charge OPCO possible

En bref, prenez contact avec nous pour sécuriser votre préparation à la certification !